Jenny maakte haar eigen sjabloon zodat ze er zeker van kan zijn dat ze alle nodige stukjes informatie op kan slaan die haar team nodig heeft.
Podio voor Project-Management
Niets remt een project meer af dan eindeloze statusvergaderingen en rapportages. Om uw team in beweging te houden - organiseert Podio al uw einddatums, bestanden en conversaties van projecten op één transparante plaats. U krijgt het benodigde overzicht, moeiteloos, terwijl uw team gericht en geconcentreerd blijft.
Krijg iedereen op dezelfde lijn.
De dagen van takenlijsten in spreadsheets en eindeloze e-mailthreads zijn voorbij. Wanneer je een project op Podio beheert is het eenvoudig om gecoördineerd te blijven, met elke taak, elk bestand en elke discussie op één pagina.
Uw keuze van overzichten en rapporten.
Het is veel duidelijker om alle veranderbare delen van uw project op Podio te visualiseren. Kies het voor u juiste overzicht en creëer verslagen die u van de vorderingen op de hoogte houden.
Volledig op maat te maken voor uw team.
Elk project en elk team is verschillend - en wij vinden niet dat u de manier waarop u werkt zou moeten veranderen zodat het in de software past. Met Podio kiest u de functies die u nodig heeft en u benoemt alles zodanig dat het precies past bij de manier waarop u werkt.
Podio voor projectbeheer gebruiken
Een projectmanager, Jenny genaamd, voerde Podio in op haar reclamebureau - laten we het Acme Inc. noemen. Tot voor kort hadden ze ontelbare vergaderingen, telefoontjes en e-mails nodig om hun projecten bij te kunnen benen. Ondanks alle moeite vielen dingen steeds tussen wal en schip. Hier volgt hoe Jenny een betere manier vond om hun werk en communicatie te structureren.
Projecten
Deze app bepaalt het kader van elk project en helpt Jenny snel de status en gerelateerde producten te zien. Het verstrekt haar ook een overzicht van andere projecten binnen haar team.
Producten
Voor elk project verdeelt Jenny het werk in producten. Dit helpt haar creatieve team om hun individuele opdrachten bij te houden, terwijl Jenny het grote verband in het oog houdt.
Vergaderingen
Jenny´s vergaderingen worden automatisch aan haar agenda toegevoegd en bevatten een locatie, tijdstip en agendapunten. Deze kunnen aan projecten of producten gekoppeld worden zodat het relevante materiaal altijd maar één klik verwijderd is.
Podio in actie
Hier is een kijkje bij hoe Jenny en haar team Podio dagelijks gebruiken om dingen gedaan te krijgen:
U kunt bestanden toevoegen aan bijna alles in Podio door eenvoudig te integreren met diensten zoals Google Drive en Dropbox. Het maakt het eenvoudig voor Jenny om bijvoorbeeld het projectverslag als een PDF aan het project toe te voegen.
Elke project verwijst naar een klant, dus is het eenvoudig voor Jenny om eerdere communicatie en resultaten op te zoeken die gerelateerd zijn aan haar huidige klant.
Jenny gebruikt het dashboard van de werkruimte om een snel overzicht te krijgen van hoe haar team vaart. Het toont de laatste updates, het werk wat momenteel gedaan wordt en het markeert werk dat achterstallig is.
Ze kan rechtstreeks in een van de achterstallige producten duiken en een reactie posten om te vragen wat het oponthoud veroorzaakt. Het blijkt dat de verantwoordelijke persoon ziek is.
Een ander teamlid om hulp vragen is eenvoudig: Jenny kan een taak toewijzen aan haar collega James, precies op het achterstallige product zodat hij weet waar de taak aan gerelateerd is.
James zal onmiddellijk bericht krijgen op de mobiele app over zijn nieuwe taak. Het product in kwestie is eraan gekoppeld zodat Jenny automatisch bericht krijgt en bij het product kan zien wanneer hij zijn taak voltooit.
Met behulp van een ingebouwde chatfunctie kan Jenny haar collega een bericht met 'beterschap' sturen of een groepsgesprek beginnen dat het hele team omvat.
Een vergadering is zoveel meer dan alleen maar een locatie en een datum. Het team gebruikt het om de agenda voor te bereiden en van te voren te bespreken en om volgende stappen vast te leggen wanneer het allemaal voorbij is, alles op één, goed gedocumenteerde plaats.
Tijdens de vergadering bespreken ze de vooruitgang van elk teamlid door de producten te filteren op de verantwoordelijke persoon in de producten app.
Wanneer het project afgerond is, blijft al het werk en alle communicatie netjes gedocumenteerd voor toekomstig gebruik. Met onbeperkte opslagruimte zullen ze nooit ruimte tekort komen.
Metonymy Media
Een snelgroeiend creatief tekstbureau - levert uitzonderlijk werk, altijd op tijd.
"Sinds we op Podio overgegaan zijn, besteedt mijn team per dag minstens een uur minder aan project-management."
Ryan Brock
Metonymy Media
